導入事例の依頼メール文例5選|承諾率を上げる書き方【コピペ可】
導入事例づくりの最初の関門は、お客様への「出てもらえませんか」という打診です。この記事では、承諾率を左右する3つの要素を押さえた依頼メールの文例を5パターン用意しました。そのままコピーして、社名と固有情報を差し替えて使えます。
承諾率を決める3つの要素
依頼メールの目的は「読んだ瞬間に、断る理由が消えている」状態を作ることです。必要な要素は3つです。
- 相手の負担の明示 — 「オンラインで30〜60分、日程はご都合に合わせます」。所要時間が書かれていない依頼は保留されます
- 拒否権の保証 — 「公開前に必ずご確認いただき、ご承認なしには公開しません」。これが最大の安心材料です
- 相手のメリット — 「貴社の取り組みのPRになります」「完成記事は貴社サイトやSNSでもご利用いただけます」
文例1: 初回打診(標準)
◯◯株式会社 ◯◯様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
◯◯様に大変効果的にご活用いただいている事例を、ぜひ弊社サイトの導入事例としてご紹介させていただけないでしょうか。
■ お願いしたいこと
・オンラインインタビュー(30〜60分、日程はご都合に合わせます)
・完成した記事は、公開前に必ず◯◯様にご確認いただきます(修正のご要望はすべて反映し、ご承認いただくまで公開しません)
■ ◯◯様にとってのメリット
・貴社の取り組みの対外的なPRになります
・完成記事は貴社サイト・SNSでも自由にご利用いただけます
ご検討いただけるようでしたら、候補日をいくつかお送りします。
どうぞよろしくお願いいたします。
文例2: リマインド(1週間後)
◯◯様
先日お送りした導入事例のご相談について、念のため再送いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、「難しい」の一言でも構いませんので、ご返信いただけますと幸いです。
なお、社名を伏せた形(業界と規模のみの記載)でのご紹介も可能です。
リマインドは1回まで。「断ってもいい」と明示すると、かえって返信率が上がります。
文例3: 多忙な相手(書面インタビュー提案)
お忙しいと存じますので、お打ち合わせなしで完結する方法もご用意しています。
質問5問にメールまたは音声メモでご回答いただければ、こちらで記事に仕上げ、ご確認をお願いする流れです。所要は15分ほどです。
文例4: 社名NGが予想される相手(匿名前提の打診)
なお、貴社の情報公開のご方針もあるかと存じますので、社名非公開(「製造業・従業員約100名」のような記載)を前提としたご相談です。社名やロゴの掲載は、ご確認の際に可能な範囲で改めてご相談させてください。
文例5: 担当者経由で上長・広報の承認を取ってもらう時
◯◯様
前向きにご検討いただきありがとうございます。社内でご確認いただく際にお使いいただけるよう、概要を1枚にまとめました。
・掲載媒体: 弊社Webサイト(URL)
・内容: 導入の背景と活用方法(公開前に貴社の承認必須)
・貴社のご負担: オンライン取材60分のみ
・掲載可否の最終判断: 貴社(承認の記録もお渡しします)
ご不明点があれば、貴社のご担当部署に私から直接ご説明することも可能です。
担当者は乗り気でも、上長・広報で止まるのが事例依頼の典型パターンです。担当者が社内転送しやすい「確認用サマリー」を先回りで渡すのがこの文例の狙いです。掲載許可の詳しい進め方は掲載許可の取り方にまとめています。
NGの書き方3つ
- ✕ 「お手すきの際にでも」 — 期限のない依頼は永遠に保留されます。「今月中にご返信いただけると幸いです」と書く
- ✕ 負担の記載がない — 相手は最悪(半日拘束・原稿執筆させられる)を想像します
- ✕ 自社都合だけ — 「弊社の事例が不足しており」は先方には関係のない話です
依頼のあとの工程も型にする
承諾が取れたら、次はインタビュー(質問20問と時間配分)→執筆(標準構成)→掲載許可と進みます。この記事の文例を含む実務フォーマット一式は、無料の導入事例作成キットにまとまっています。
よくある質問
依頼メールはいつ送るのがいいですか?
お客様が成果を実感した直後が最良です。更新契約の直後、良い利用データが出た報告の直後、サポートへの感謝の言葉をもらった直後など、関係のピークで打診してください。導入直後(成果が出る前)は最も断られやすいタイミングです。
謝礼は必要ですか?
必須ではありません。BtoBでは「貴社のPRになる」「完成記事を貴社の広報素材として使える」という相互メリットが主な動機になります。謝礼を出す場合はギフト券より「記事の二次利用権」「自社イベントへの招待」のほうが先方の社内手続き上受け取りやすいことが多いです。
何割くらい承諾してもらえるものですか?
関係性の良い顧客に絞って打診すれば5〜7割、一斉送信に近い形だと1割未満が目安です。承諾率は文面よりも「誰に送るか」の選定で決まります。
断られたらどうすればいいですか?
「社名なし(業界+規模のみ)での掲載」か「社内資料限定での利用」を代案として提示してください。全文公開はNGでも匿名や限定利用ならOKという企業は多くあります。